• Документы · Next.js
  • Замер 10.10.2025

Автоматизация документооборота: договоры, счета и акты по данным, а не по копированию

Автоматизация документооборота для бизнеса начинается не с программы, а с простого подсчета: сколько раз те же реквизиты переписываются руками, пока договоренность превращается в подписанный акт. Обычно от трех до пяти. Мы прошли этот путь на себе: собственная система агентства работает в проде с октября 2025 года, и заключение договора в нем автоматически порождает счет и акт, отдельной ручной операции нет.

Посмотреть, как это работает
Стоимость
после бесплатного аудита
Гарантия
30 дней после подписания акта
Срок
18–60 рабочих дней в зависимости от количества типов документов
Стоимость
после бесплатного аудита
Гарантия
30
дней после подписания акта
Срок
18–60
рабочих дней в зависимости от количества типов документов
Стоимость
после бесплатного разбора документооборота
Проверено на себе
собственная CRM в проде с 10.10.2025, 958 комитов
Что дает больше всего
единственный источник реквизитов вместо копий в файлах
Обмен документами
Время, банк, фискализация
Что входит

Полный перечень работ и того, что вы получаете на выходе

  • Шаблоны документов с подстановкой данных клиента и сделки – договор, дополнительное соглашение, счет, акт.
  • Единственный источник реквизитов: контрагент правится в одном месте, а не в каждом документе в отдельности.
  • Автоматическое создание счета и акта после заключения договора без отдельного ручного действия.
  • Версии документа и комментарии к ним – видно, кто что изменил и какая версия действует.
  • Условные блоки в шаблоне: пункт о гарантии или портфолио появляется только там, где он уместен, а нумерация перестраивается сама.
  • Пересчет валюты по курсу на дату выставления, с сохранением самого курса, чтобы счет можно было воспроизвести.
  • Обмен с сервисом электронного документооборота и выгрузки в PDF и DOCX.
  • Напоминание о неоплаченных счетах — фоновая задача, а не память менеджера.
Когда эта услуга не подходит

Что не входит в работу — чтобы не было сюрпризов на сдаче

  • Бухгалтерский учет и представление отчетности – это работа бухгалтера, мы только отдаем ему чистые данные.
  • Юридическая экспертиза текстов договоров: шаблон наполняете вы или ваш юрист.
  • Квалифицированная электронная подпись как услуга — подключаем вашу, выдать ее может только аккредитованный центр.
  • Замена бухгалтера или юриста. Автоматизация убирает копирование, а не ответственность.
Кому подходит

Ситуации, в которых эта услуга даёт результат

Сценарий 1 из 4

ФЛП или небольшая компания, где документы ведет владелец

Каждый новый клиент – это копия прошлого договора с правкой реквизитов. Ошибка в IBAN или названии контрагента обнаруживается тогда, когда клиент уже не может заплатить. Автоматизация здесь убирает не работу, а страх ошибки.

Разберём вашу ситуацию на бесплатном аудите
Вместо ценовой вилки – бесплатный разбор документооборота.

Смотрим, как документы рождаются у вас сейчас: сколько раз те же данные переписываются руками и где появляются ошибки.

Что мы измеряем

  1. Путь одного документаот договоренности к подписанному акту – сколько людей и копирований между ними
  2. Источники правдыгде лежат реквизиты клиента и сколько мест приходится править при их смене
  3. Типы документовчто из них действительно разное, а что вариации одного шаблона с условными блоками
  4. Обмен с внешними системамиВовремя банк, фискализация, бухгалтерия — что уже подключено, а что ведется вручную
  5. Валюта и курсфиксируется ли курс на дату счета и откуда он берется

Что вы получаете

  • схема текущего пути документа с отмеченными ручными шагами
  • перечень мест, где те же данные вводятся повторно
  • что можно автоматизировать первым и что это изменит в работе
  • оценка работ с разбивкой по этапам

Срок: 2–3 рабочих дня

Почему это бесплатно

Документооборот у каждого свой: у одних это два типа документов, у других конструктор с условными блоками, версиями и согласованием. Угадать объем без разбора невозможно.

Что дальше

Получаете письменную схему и оценку. Дальше решаете сами – разбор ни к чему не обязывает.

Короткая форма: контакт и адрес сайта
Договор и документы

Работаем официально

Договор, акт и счёт — на каждый проект, а не только на большой.

Нам доверяют6 брендов

Нам доверяют: Kvant Energy, GYPSUN, Naturel Cosmetics, Pancer Protection, LUGI, BeeTech

Условия, зафиксированные письменно8 пунктов

  • Договор, акт и гарантия 30 дней

    На каждый проект письменный договор: объём, сроки, сумма, порядок приёмки. После сдачи — акт и счёт, затем 30 календарных дней гарантии.

  • ФОП и безналичный расчёт

    Исполнитель — зарегистрированный ФОП. Оплата на счёт с закрывающими документами.

  • Права и доступы — ваши

    Код, дизайн и материалы переходят к вам после полной оплаты. Домен, хостинг, репозиторий оформляем на вас.

  • Портал клиента вместо переписки

    Во время работы вы получаете доступ к порталу: договоры, счета, акты и статус проекта в одном месте.

  • Сайты в девяти странах

    Наши сайты работают в девяти странах: кроме Украины — Польша, Германия, Австрия, Англия, Норвегия, Болгария, Молдова, Испания.

  • Цифры, которые можно проверить

    Каждый кейс в портфолио — со ссылкой на живой сайт и техническим замером.

  • Сначала аудит, потом сумма

    Прайса на сайте нет намеренно: объём одной и той же работы у двух клиентов отличается кратно.

  • Говорим «нет», когда не уверены

    Если задача не наша или срок нереальный — скажем сразу.

  • Договор, акт и гарантия 30 дней

    На каждый проект письменный договор: объём, сроки, сумма, порядок приёмки. После сдачи — акт и счёт, затем 30 календарных дней гарантии.

  • ФОП и безналичный расчёт

    Исполнитель — зарегистрированный ФОП. Оплата на счёт с закрывающими документами.

  • Права и доступы — ваши

    Код, дизайн и материалы переходят к вам после полной оплаты. Домен, хостинг, репозиторий оформляем на вас.

  • Портал клиента вместо переписки

    Во время работы вы получаете доступ к порталу: договоры, счета, акты и статус проекта в одном месте.

  • Сайты в девяти странах

    Наши сайты работают в девяти странах: кроме Украины — Польша, Германия, Австрия, Англия, Норвегия, Болгария, Молдова, Испания.

  • Цифры, которые можно проверить

    Каждый кейс в портфолио — со ссылкой на живой сайт и техническим замером.

  • Сначала аудит, потом сумма

    Прайса на сайте нет намеренно: объём одной и той же работы у двух клиентов отличается кратно.

  • Говорим «нет», когда не уверены

    Если задача не наша или срок нереальный — скажем сразу.

NDA подписываем по запросу. После завершения свои доступы удаляем сами.

Что влияет на стоимость

Почему две одинаковые на вид задачи считаются по-разному

  • Количество типов документовДоговор и счет – это один объем. Контракт с дополнительными соглашениями, спецификациями, актами и условными блоками — принципиально другой: там каждый блок имеет свои правила появления.
  • Соглашение внутриЕсли документ читают несколько человек, нужны версии, комментарии и понимание, какая редакция действует. Это отдельная подсистема, а не поле в таблице.
  • Обмен с внешними системамиВыгрузка PDF – быстро. Двусторонний обмен с сервисом электронного документооборота, банком и фискализацией — дольше, потому что у каждой стороны есть собственные правила и собственные сбои.
  • Валюта и курсСумма в евро с перерасчетом в гривну на дату счета требует хранить сами курсы. Иначе документ невозможно воспроизвести задним числом, а именно то, что спрашивает проверка.
  • Состояние ваших данныхЕсли реквизиты живут сейчас в файлах и переписке, первой работой будет свести их в одно место. Это наименее заметная часть проекта и часто самая большая.
  • Новая система или доработка существующейВстроить генерацию документов в то, что у вас уже есть обычно дешевле — но только если туда есть куда встраиваться. Это показывает разбор.
Кейсы

Задачи и результат в цифрах — все показатели сняты нашим замером

собственное CRM агентства: соглашения, договоры, счета, акты, проекты и клиентский портал

Задача
Перестать вести агентство в переписке и таблицах: свести в одну систему соглашения, договоры с версиями, счета и акты и сделать так, чтобы документы рождались из данных, а не набивались руками.
Решение
Приложение на Next.js из Supabase и Prisma. Конструктор договоров с шаблонами, версиями, комментариями и условными блоками; заключение договора автоматически порождает счета и акт. Курс НБУ посуточными снимками для пересчета EUR в гривну на дату счета, обмен документами по Временно, фискализация через Checkbox.
Результат
Измерено 02.08.2026: система работает в проде, первый ответ сервера 188 мс – самый быстрый отклик среди всех измеренных нами проектов. 489 серверных маршрутов, 142 страницы, 20 таблиц в схеме данных и 35 фоновых заданий по расписанию. 958 комитов за 10 месяцев непрерывной работы.

Textory

украинский SaaS-платформа для AI-рерайта интернет-магазинов

Задача
Построить веб-приложение, импортирующее каталоги с торговых площадок, переписывает описания и продает это по прозрачной модели оплаты за использование.
Решение
Приложение на Next.js с импортом каталогов в четырех форматах, настройкой стиля текстов и SEO структурой, публичной частью и разметкой для поиска.
Результат
Измерен 31.07.2026: TTFB 0,22 с при 141 КБ HTML – самый быстрый отклик среди 16 измеренных сайтов портфолио на тот момент. 8 публичных страниц, разметка JSON-LD из SoftwareApplication, Offer, Organization, WebSite и FAQPage, работающий PWA-манифест.

Не нашли свой случай?

Опишите, как это устроено у вас, — ответим, подходит ли «Автоматизация документооборота: договоры, счета, акты» и что это значит в вашей ситуации. Без брифа и без звонка: один вопрос, один ответ.

Этапы работы

Прозрачные этапы с согласованием на каждом шагу

Общий срок:15–60 дней

  1. Разбор документооборота

    2–3 дня

    Проходим путь одного документа от договоренности к акту и фиксируем каждый ручной шаг.

  2. Модель данных

    3–5 дней

    Клиент, соглашение, договор, счет, акт и связи между ними. Здесь решается, что станет единственным источником правды.

  3. Шаблоны и условные блоки

    5–15 дней

    Переносим ваши документы в шаблоны с подстановкой. Блоки, которые не всегда нужны, становятся условными с автоматической нумерацией.

  4. Цепочка событий

    3–10 дней

    Подписание договора рождает счет и акт; оплата изменяет статус. Именно здесь пропадает ручная работа.

  5. Обмен с внешними системами

    5–20 дней

    Электронный документооборот, банк, фискализация — при необходимости и поочередно каждый отдельным шагом.

  6. Перенос данных и обучение

    2–7 дней

    Заводим имеющихся контрагентов и показываем работу тем, кто будет ею пользоваться ежедневно.

Технологии и интеграции

На чём строим и с чем это соединяется

Стек

  • Next.js
  • TypeScript
  • PostgreSQL
  • Prisma
  • Supabase

Интеграции

  • Вовремя
  • monobank
  • Checkbox
  • Documenso
  • Google Drive
Своя система или коробочная CRM

Чем этот вариант отличается от альтернативы

Коробочное решениеНаш подход
Ваш шаблон договораподгоняется под то, что умеет конструктор коробкипереносится как есть, со всеми условными пунктами
Украинские реалиизависит от того, есть ли локализация под Украинукурс НБУ на дату, ФЛП и НДС, Время, Checkbox
Стоимость входаниже: подписка с первого днявысшее: это разработка
Что будет через годпроцесс подстраивается под коробку, подписка растетсистема ваша, меняется вместе с процессом
Что нужно от вас

Без этого не начнём — лучше подготовить заранее

  1. образцы ваших документов в текущем виде
  2. перечень меняющихся реквизитов от клиента к клиенту
  3. кто и на каком шаге согласовывает документ
  4. нужен ли обмен с сервисом электронного документооборота
  5. в какой валюте счета и нужен ли перерасчет
Если чего-то из этого нет — скажите, подскажем, как собрать или сделаем сами отдельной задачей.
Частые вопросы

Что спрашивают чаще всего — с конкретными ответами

С чего начинать, если документов много и все разные?

Из подсчета, сколько раз те же данные вводятся повторно. Обычно оказывается, что различных документов меньше, чем кажется: большинство — вариации одного шаблона с условными блоками. Именно это показывает бесплатный разбор, и именно из этого следует объем работ.

Не проще ли взять готовую CRM?

Зачастую проще, и мы честно об этом скажем на разборе. Коробка выигрывает, пока ваш процесс совпадает с тем, что она умеет. Своя система оправдана тогда, когда шаблон договора сложен, когда нужны украинские реалии — курс НБУ на дату, ФЛП и НДС, вовремя, фискализация, или когда подписка на коробку уже сопоставима со стоимостью разработки.

Сколько это длится?

От 15 рабочих дней, если типов документов два-три и обмен с внешними системами не требуется. До 60, если есть согласование, версия, несколько валют и двусторонний обмен. Точный срок называем после разбора – к нему это диапазон, а не обещание.

Что произойдет с нашими существующими договорами?

Они остаются как есть. Автоматизация касается новых документов; исторические можно завести в систему для поиска и учета, но переписывать их нет смысла – это работа без результата.

Как быть с подписью?

Подключаем тот, которым вы пользуетесь. Выдать квалифицированную электронную подпись может только аккредитованный центр, подрядчик здесь ни при чем. Наша часть – чтобы документ пошел на подпись в правильном виде и вернулся с ним в систему.

У нас счета в евро, а платят в гривне. Что с курсом?

Курс должен сохраняться вместе с документом, а не приниматься заново при каждом открытии. В собственной системе мы делаем суточные снимки курса НБУ, поэтому счет можно воспроизвести задним числом — и это ровно вопрос, который ставит проверка.

Будет ли система сама рассылать документы клиентам?

Технически да, но мы рекомендуем не включать это с первого дня. В собственной CRM автоматическая рассылка писем клиентам стоит за выключателем и типично выключена: письмо клиенту сознательное действие человека. Автоматическая рассылка ошибается редко, но любая ошибка идет наружу.

Кто это будет сопровождать потом?

Либо мы, либо ваш разработчик – код и данные ваши. Это принципиальное отличие от коробки: если мы разойдемся, система остается рабочей, а не превращается в заблокированную подписку.

Начнем с разбора, а не со сметы

Покажите, как у вас сейчас рождается один договор – от договоренности до акта. За 2–3 рабочих дня вернемся со схемой, где обозначены все ручные шаги, и скажем, что стоит автоматизироваться первым, а что не стоит вообще.

Из измеренных кейсовИзмерено 02.08.2026: система работает в проде, первый ответ сервера 188 мс

Смотреть кейсы
  • Ответ в течение 2 часов
  • Без обязательств
  • Работаем по договору

Прайса на сайте нет намеренно: объём той же работы у двух клиентов отличается в разы, и цифра «от» в этом случае ничего не объясняет. Сначала бесплатный аудит — считаем ваши страницы, дубли и скорость, — потом называем сумму и срок и фиксируем их в договоре.